С 18 февраля вступает в силу Приказ Росархива от 20.12.2019 №236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (Далее – Приказ).
Данный приказ предусматривает сроки хранения документов по закупочной деятельности Заказчиков, работающих по Закону №44-ФЗ о контрактной системе и Закону №223-ФЗ о закупках товаров, работ, услуг.
Заказчикам следует обратить внимание на данный приказ и привести в соответствие всю номенклатуру с учетом сроков хранения.
В Законе №223-ФЗ не так давно предусмотрели обязанность Заказчика хранить протоколы по конкурентной закупке, заявки на участие в конкурентной закупке, документацию по конкурентной закупке, извещение о проведении запроса котировок, изменения в документацию в конкурентной закупке, разъяснения документации в конкурентной закупке не менее трех лет.
Приказ предусматривает разные сроки хранения для разных документов и информации по закупкам, в том числе, для Заказчиков по Закону №223-ФЗ расширяет перечень документов, которые необходимо хранить.
Согласно Приказа Положения (регламенты) о контрактных управляющих; контрактной службе; закупках товаров, работ, услуг; комиссиях по осуществлению закупок товаров, работ, услуг хранятся постоянно. Что означает, что после истечения срока хранения в организации такие документы передаются в архив для постоянного хранения.
Государственные, муниципальные контракты на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд и контракты (договоры) о закупках отдельными видами юридических лиц хранятся в течение 5 лет ЭПК, а по истечении этого срока могут быть отобраны на постоянное хранение.
При применении данного Приказа в части сроков хранения информации и документов по закупочной деятельности важно учитывать систему электронного документооборота. Большая часть конкурентных закупок на сегодняшний день проводится в электронном виде, а значит и большая часть документов по закупке существует в электронном виде. Если у Заказчика электронный документооборот еще не введен в организации, рекомендуем заняться данным вопросом. В противном случае, все документы по закупкам, в том числе заявки на участие в закупке придется распечатывать подшивать хранить по 3 года.
Электронный документ облегчит не только хранение, но и удобный поиск, что сэкономит пространство в вашем офисе.